Come scrivere una lettera di reclamo

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Con questa guida si intende dare dei suggerimenti su come scrivere correttamente una lettera di reclamo. Molto spesso capita di non essere soddisfatti di un acquisto, di un servizio che abbiamo pagato, oppure anche di un comportamento non corretto sul posto di lavoro, quindi, possiamo dire che sono svariate le occasioni in cui si presenta la necessità di sporgere un reclamo. Non tutti però sanno come affrontare adeguatamente la situazione, e scrivere correttamente una lettera ufficiale di lamentela.

• La struttura: la lettera dovrà avere una struttura che segue una vera e propria scaletta in modo da essere essenziale, e far comprendere a chi legge il punto chiave della questione;
• Il linguaggio: il linguaggio deve essere coinciso e formale per cui conterrà delle formule fisse di cortesia come l'uso del "Lei" oppure del “Voi” se di tipo commerciale, il tutto al fine di essere più chiari possibili nel fornire delle informazioni riguardo la vostra lamentela;
• Il destinatario: la lettera di reclamo è una missiva che si utilizza per dare comunicazioni ufficiali ad un destinatario che di solito è estraneo al mittente, o con il quale il mittente non ha un rapporto personale (un’azienda, un ente pubblico, un'istituzione, un professionista); del destinatario si indica l'indirizzo in alto a sinistra del foglio;
• L’oggetto: in alto va scritto l'oggetto della missiva, deve essere come un titolo breve per racchiudere il contenuto della lettera. Per esempio “OGGETTO: reclamo e richiesta di risarcimento del danno”;
• Il mittente: prima di passare al corpo della lettera vanno inseriti i dati personali del mittente secondo questo elenco:

• Io sottoscritto/a
• Cognome Nome
• il Codice fiscale
• Nato/a
• Prov. C.A.P
• Stato
• Residente in
• Città Prov. C.A.P
• Stato
• Via/Piazza Nr.
• mail Numero Telefonico
• Introduzione: contiene il motivo per cui si scrive la lettera, per esempio: “ si porta alla Vs. conoscenza che dopo l'acquisto del prodotto (specificate il nome e il codice del prodotto riportato sullo scontrino), e dopo attenta verifica e confronto dei prezzi mercato è risultato che il prodotto da me acquistato sia stato venduto a prezzi maggiorati in maniera sproporzionata.
• Parte centrale: sviluppate il tema della missiva elencando quindi una serie di dati da voi analizzati che confermino quanto state sostenendo, con relativi riferimenti che il ricevente potrà consultare.
• Conclusione: nella conclusione dovrete scrivere quanto da voi richiesto in relazione alla lamentela che state effettuando, quindi se si tratta di un risarcimento, di ottenere la restituzione, nel caso sopra citato, della differenza pagata in modo eccessivo, o quant’altro riteniate opportuno in base al danno subito.
• Formula di chiusura: in cui si riportano saluti e ringraziamenti, in questo spazio di solito si inserisce anche il luogo e la data se non si è già messa in precedenza, ed in cui si appone la firma del mittente.
• Modelli prestampati: molte aziende, specie quelle che hanno molti clienti da gestire, mettono a loro disposizione dei modelli prestampati delle lettere di reclamo da compilare ed inviare al servizio clienti della società, questa potrà essere inviata sia per posta ordinaria, ma in molti casi anche per posta elettronica.
• Come inviare una lettera di reclamo: quando scrivete una lettera di reclamo è bene sempre inviarla a mezzo raccomandata AR con ricevuta di ritorno, in questo modo potrete essere certi che il destinatario la riceva, ed inoltre avete una ricevuta che garantisce una prova del vostro invio, qualora il ricevente dovesse sostenere il contrario.
• I tempi giusti: secondo la legge chi subisce un danno, sia che si tratti di un oggetto danneggiato o non funzionante, o di un servizio inadeguato rispetto al valore che si è pagato per averlo, il reclamo va sporto entro 10 giorni dall'accertamento del fatto stesso, pena la mancata ricezione del risarcimento.